Как да издаваме правилно фактури в България?
Една фактура може да изглежда напълно редовна и въпреки това да съдържа грешка, която да забави плащане или да доведе до неправилно отчитане на ДДС. Типичен пример е документ с вярна сума, но с погрешна дата на данъчното събитие. Друг често срещан случай е фактура към клиент от Европейския съюз, издадена без проверка на неговия ДДС номер.
Правилното издаване на фактури в България започва с четири въпроса: какво е доставено, кога, на кого и при какъв режим по ДДС. Документът трябва да съвпада с договора, плащането и доказателствата за доставката.
Първо определете датата на данъчното събитие
По общото правило фактурата се издава не по-късно от пет дни от датата на данъчното събитие. При доставка на стоки това обикновено е моментът, в който стоката е предадена или правото на разпореждане е прехвърлено. При услуга това най-често е датата, на която услугата е завършена или приета съгласно договореното.
Когато е получено авансово плащане преди доставката, петдневният срок обичайно започва от датата на получаване на аванса. Не използвайте автоматично датата на плащането за всяка фактура. Плащането, издаването на документа и данъчното събитие могат да бъдат на различни дати.
За вътреобщностна доставка на стоки по правило се прилага специален срок, до петнадесетия ден на месеца, следващ месеца на данъчното събитие.
Какво задължително трябва да съдържа фактурата?
Няма задължителен дизайн на фактурата. Може да използвате счетоводен софтуер или собствен шаблон, но реквизитите трябва да позволяват сделката да бъде разбрана ясно.
- Наименование на документа.
- Пореден десетразряден номер, съдържащ арабски цифри.
- Дата на издаване.
- Пълно наименование, адрес и идентификационен номер на доставчика.
- ДДС номер на доставчика, когато е приложимо.
- Пълно наименование, адрес и идентификационни данни на получателя.
- ДДС номер на клиента, когато е необходим за данъчното третиране.
- Ясно описание на стоките или услугите.
- Дата на данъчното събитие или на авансовото плащане, когато се различава от датата на издаване.
- Данъчна основа, ДДС и обща стойност.
- Правно основание, когато български ДДС не се начислява.
Използвайте официалното наименование на клиента. Избягвайте описания като „услуги“ или „стоки“. Посочете конкретния период, проект или предмет на доставката.
Проверете режима по ДДС преди издаване
Регистрацията по ДДС в България не означава, че във всяка фактура се начислява български ДДС. Значение имат доставката, клиентът, мястото на изпълнение и движението на стоките.
При много B2B услуги към валидно регистрирана по ДДС фирма в друга държава от ЕС български ДДС не се начислява. Получателят обичайно отчита данъка чрез обратно начисляване, а фактурата съдържа правилното обозначение и правно основание. Проверете изключенията, например при услуги, свързани с имоти или събития.
При вътреобщностна доставка на стоки валидният ДДС номер на клиента е само една част от доказването. Доставчикът трябва да разполага и с документи за реалното транспортиране на стоката от България до друга държава членка.
Проверка на клиента и VIES
Преди фактура към фирма от ЕС проверете ДДС номера във VIES и запазете резултата, датата и референтния номер, когато е наличен.
Сравнете името и адреса с договора. Невалиден резултат може да означава липса на регистрация, неактивиран номер за сделки в ЕС или временно забавяне в националната база. Поискайте потвърждение преди издаване.
Практична проверка според вида на сделката
| Ситуация | Какво да проверите | Честа грешка |
|---|---|---|
| Продажба в България | Дата на доставката, данъчен статут, описание | Използване на датата на плащане като дата на доставката |
| Услуга към фирма от ЕС | VIES, място на изпълнение, специални изключения | Обратно начисляване без проверка на клиента |
| Стоки към друга държава от ЕС | ДДС номер и доказателства за транспорт | Разчитане само на валиден ДДС номер |
| Получен аванс | Дата на получаване и срок за фактуриране | Изчакване до окончателното изпълнение |
Как се коригира вече издадена фактура?
Не редактирайте вече издадена фактура. Поправки и добавки не се разрешават. Погрешният документ се анулира и се издава нов. Ако е включен в отчетни регистри, обичайно се съставя протокол за анулиране.
Анулирането не е подходящо, когато първоначалната фактура е била вярна, но сделката по-късно се е променила. При увеличение на данъчната основа се издава дебитно известие. При намаление или разваляне на доставката се издава кредитно известие. Известието по правило се издава в петдневен срок от възникването на промяната.
Проформа фактурата не замества данъчния документ
Проформа фактурата е предварителен търговски документ. Тя не е фактура по ЗДДС и не е основание за данъчен кредит. При аванс или данъчно събитие се издава официална фактура в приложимия срок.
Поддържайте отделна номерация за проформите. Така намалявате риска предварителен документ да попадне погрешно в дневника за продажбите или да бъде обработен от клиента като окончателна фактура.
Какво се промени след въвеждането на еврото?
България въведе еврото на 1 януари 2026 г. От тази дата текущото счетоводно документиране и отчитане се извършва в евро съгласно приложимите правила. Фактуриращият и счетоводният софтуер трябва да са настроени правилно, а старите документи не се преномерират и не се пренаписват само заради смяната на валутата.
При документи в чуждестранна валута проверете преобразуването за счетоводни и данъчни цели към датата на операцията.
Проверка преди изпращане
- Номерът е пореден, уникален и не е използван повторно.
- Датата на издаване и датата на доставката са правилни.
- Данните на двете страни съвпадат с официалните регистри и договора.
- Описанието показва какво реално е доставено.
- Режимът по ДДС и правното основание са проверени.
- VIES проверката и транспортните документи са запазени, когато са необходими.
- Фактурата съвпада с плащането и придружаващите документи.
Когато бизнесът работи с различни видове клиенти или трансгранични сделки, един и същ шаблон рядко е достатъчен. Данъчна и счетоводна консултация от T&G Consulting може да помогне да определите правилния режим преди документът да бъде издаден и включен в отчетните регистри.
Добрата фактура свързва договора, реалната доставка, данъчното третиране и счетоводното отчитане. Когато тези елементи съвпадат, рискът от спор или проблем при проверка е по-нисък.
За полезна и интересна информация посетете канала на нашите партньори!
Материалът е с обща информационна цел и не представлява индивидуален данъчен, счетоводен или правен съвет. Всеки конкретен случай трябва да се прецени според фактите и действащото законодателство.